Вы решили найти новую работу, и у вас просят рекомендательное письмо. Или не просят, но вы хотите повысить шансы на положительный ответ. Составить рекомендательное письмо грамотно — такой же важный этап отбора кандидатов, как собеседование или тестирование. В этой статье мы научим вас писать рекомендации для российских и зарубежных компаний. Если же вам нужно рекомендательное письмо в вуз, читайте эту статью.

Важно! Неважно, выбрали вас в качестве рекомендателя или вам самим понадобился этот документ, наша инструкция подойдет всем. Для работодателей — советы по содержанию и оформлению, для сотрудников — принципы, которые помогут получить качественную рекомендацию.

Кому нужно рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо обычно требуется:

  • Соискателям в компаниях, где этот документ обязательный;
  • Тем, кто хочет повысить шансы на успех;
  • Выпускникам вуза без опыта работы.

По статистике, рекомендательное письмо обязательно только в 19% компаниях[0]. В основном на руководящие должности и позиции, где подразумевается работа с детьми. При этом 90% опрошенных работодателей признают, что им важно знать причину увольнения с прошлого места. Около 88% хотят знать больше о личностных характеристиках соискателя. Навыки и опыт играют не такую важную роль — это имеет значение лишь для 77% компаний. Все подробности не уместишь в резюме. Поэтому мы советуем позаботиться о рекомендательном письме, даже если его не просят на первом этапе собеседования.

Рекомендация обязательно понадобится, если за место в компании соревнуются несколько кандидатов. Вашего резюме и опыта работы может не хватить, чтобы hr-специалист мог принять решение. Грамотно составленный документ — преимущество соискателя. Если у вас есть рекомендательное письмо, значит ваши навыки прошли первичную проверку от прошлого работодателя. Для новой компании не будет неприятных сюрпризов — все ваши характеристики описаны на бумаге.

Рекомендательное письмо пригодится, даже если ваш единственный опыт — университетские проекты и исследовательские работы. В этом случае попросите научного руководителя описать ваши личностные характеристики, работоспособность и отношения с одногруппниками. Но если вы прошли практику или стажировку — хотя бы несколько месяцев — возьмите рекомендацию оттуда.

Примеры рекомендательных писем на русском и английском языках

ЯзыкПозицияВид письмаСсылка
РусскийСекретарьРекомендация Скачать
РусскийОхранникРекомендацияСкачать
РусскийБизнес-партнерРекомендацияСкачать
АнглийскийСтудентLetter of recommendationСкачать
АнглийскийМаркетологLetter of recommendationСкачать
АнглийскийПодрядчикReference letterСкачать

Кто выдает рекомендательное письмо

В малых организациях рекомендацию обычно пишет директор компании. Но если сотрудников больше 15, обратитесь к вашему непосредственному начальнику, например руководителю отдела. От выбора рекомендателя зависит, будет ли письмо полезным и объективным. Выделите время, чтобы подобрать правильного человека.

Важно! Ни в коем случае не выдумывайте личность рекомендателя. Если обман раскроется, вы гарантированно потеряете место — больше половины компаний лично связываются с рекомендателями.

Руководствуйтесь этими принципами:

  • Его должность выше вашей. В некоторых случаях вы можете запросить рекомендательные письма от коллег. Это уместно, если они пользуются авторитетом в профессиональном сообществе. Такая рекомендация особенно полезна, если ваша специальность подразумевает работу в команде — вы менеджер, учитель, стюардесса или маркетолог. Но большее доверие вызывают письма от тех, кто разбирается в сфере больше вас. Анкетирование показывает, что начальству доверяют в 71% случаев, а бывшему коллеге — только в 15%. Глубокие знания специальности позволяют отметить все ваши достоинства и недостатки. И главное — руководитель может объективно сравнить вашу работу с коллегами: что у вас получается лучше или хуже остальных.
  • Рекомендатель хорошо вас знает. Представьте ситуацию — HR-специалист в компании вашей мечты звонит рекомендателю. Но собеседник не может ответить ничего конкретного, потому что не помнит о вас ничего. В этом случае даже грамотно составленный документ потеряет ценность. Личному диалогу доверяют намного больше, чем бумажке. Ведь ее может написать сам работник или сговорчивый работодатель, который подпишет все что угодно, лишь бы разойтись мирно.

В 2019-2020 году организация WorkMe провела опрос работодателей. В нем участвовало 500 рекрутеров. Вот какие получились результаты:

  • 71% — если есть сомнения по поводу указанной информации;
  • 51% — если ищут кандидата на руководящую должность;
  • 47% — если не могут определиться между кандидатами.

Всего по рекомендациям звонят в 72% случаев.

  • Вы находитесь в хороших отношениях с рекомендателем. Убедитесь, что выбранный сотрудник может рассказать о вас что-то хорошее. Нет смысла просить такой документ у человека, который не верит в ваши достоинства. Даже если у вас в компании есть авторитетный сотрудник, который своей рекомендацией может сильно помочь, его слова вряд ли будут иметь силу. Помните, что даже если само письмо будет безупречным, с вашим руководителем скорее всего свяжутся. Замаскировать холодное отношение или даже безразличие при диалоге вряд ли получится.
  • Работодатель имеет право отказать. Обычно это происходит в двух случаях: вы поссорились с начальником или о вас нельзя сказать ничего хорошего. Если вы плохо работали, то ситуацию изменить сложно. Разве что реабилитироваться, поработав еще какое-то время.

    Поддерживать хорошие отношения с коллективом важно — это верный способ получить положительный отзыв. Но неприятности случаются, даже если раньше все было нормально — компания может воспринять уход к конкурентам болезненно. Ваш единственный способ получить хорошее рекомендательное письмо — помириться.

    К сожалению, если мирно решить вопрос не удалось, придется устраиваться на новую работу без рекомендации. Ни одна статья в ТК РФ не обязывает работодателя рекомендовать вас на новую должность.

    Как получить рекомендательное письмо

    Как попросить рекомендательное письмо

    По данным HH.ru, большинство рекомендательных писем пишут сотрудники, а работодатели только заверяют документ подписью. Мы не советуем так делать — скорее всего такое письмо будет необъективным. Вы рискуете лишиться доверия на новой работе. Помните, что устроиться в компанию — это только первый этап профессионального пути. Вам предстоит подтверждать рекомендацию на практике.

    В любом случае, независимо от того, кто будет писать письмо — вы или начальник, вам придется обратиться к нему с просьбой. Как это сделать?

    • Просите заблаговременно. Сначала предупредите, что хотите менять место работы, и только спустя время просите рекомендацию. Две новости сразу поставят начальника в растерянное положение. Полмесяца — оптимальный срок, чтобы он описал необходимые детали. Даже если вам нужна только подпись от рекомендателя, не откладывайте все на последний день. Полагать, что ваша просьба будет приоритетной у начальника — слишком оптимистично.
    • Правильно сформируйте запрос. Объясните, куда устраиваетесь, на какую должность и какие характеристики нужно включить. Избегайте нейтральных рекомендаций — они бесполезны. «Все исполняет в соответствии с должностной инструкцией, но недостаточно инициативно. Аналитические способности развиты умеренно». Такая характеристика вряд ли даст вам преимущество перед другими кандидатами. Попросите рекомендателя включить письмо только те факты, которые выгодно отличают вас от других сотрудников. Об этом в следующем пункте.
    • Самостоятельно соберите информацию. Когда рекомендатель сядет писать письмо, нужные тезисы и ситуации должны быстро всплывать в памяти. Иначе вы получите абстрактную заметку о том, что вы «ответственный», «умеете работать в команде» и «настоящий профессионал». С первого взгляда может показаться, что здесь нет проблем. Но без конкретных примеров эта характеристика неубедительна. Сделайте заметку с фактами, которые обязательно должны быть в письме. Никто не помнит ваши достижения так же хорошо, как вы сами. Не полагайтесь на рекомендателя в этом вопросе — всю релевантную информацию соберите заранее. Это не только благодарственные письма, сертификаты или победы в конкурсах. Это ваши профессиональные показатели за несколько лет: на сколько увеличились продажи, какие отзывы писали клиенты, как изменились отношения в коллективе.
    • Менеджер по продажам за последний год привел в компанию 10 заказчиков, которые увеличили оборот фирмы на 30%;
    • HR-менеджер внедрил программу, на выполнение которой от работников требовалось пять минут в день. В итоге увольнения сократились с 15% до 3%;
    • Студент получил «отлично» за дипломный проект по математике от профессора Стэнфордского университета;
    • За год журналист написал 20 статей, которые увеличили посещаемость сайта на 120%.
  • Спрашивайте при личной встрече. Даже если основной способ коммуникации в вашей компании — электронные письма, о рекомендательном письме просите лично. Так вы расскажете руководителю важные детали и будете уверены, что он понял ваш запрос. Но помните — личная просьба может психологически давить на работодателя. Чтобы избежать этого, представьте путь к отступлению — скажите, что поймете отказ. У вас нет цели получить рекомендацию любой ценой. Ценится письмо, написанное искренне и конструктивно.
  • Как написать рекомендательное письмо

    Структура рекомендации

    У рекомендательного письма нет общепринятой структуры. Вы можете использовать классические правила организации делового письма или взять план, составленный нами:

    • Заголовок;
    • Информация о старом месте работы. Здесь указывают наименование организации, должность и ФИО рекомендателя;
    • Характеристика работника. Это информация о профессиональных достижениях: победы в конкурсах, рекорды продаж, идеи, которые помогли компании развиться. Уместно описать типичные задачи и стаж в компании;
    • Личностные характеристики. Два-три положительных качества, которые помогают в работе. В идеале они должны быть подкреплены примерами;
    • Причины ухода из компании. Только если они позитивные или нейтральные;
    • Рекомендации будущему работодателю. Заполняется по желанию. Основная цель — помочь новой компании эффективно использовать качества сотрудника. Можно рекомендовать на конкретную должность;
    • Контакты;
    • Подпись.
    Пример рекомендательного письма

    На что нужно обратить внимание

    • Главная мысль — в первом предложении. Первая фраза задает тон всему письму. Здесь должна быть конструктивная информация без воды. Ваша задача — вызвать желание читать дальше: «Подтверждаем, что Наталья Иванова работала в нашем отделе 3 года и за это время организовала 20 фестивалей со средней посещаемостью в 10 тысяч человек»;
    • Доверие. Самое важное для новой компании — знать, что рекомендательное письмо написано искренне. Вашему письму будут доверять, если вы покажете, что находились с сотрудником много работали вместе и действительно отвечаете за все написанное. Укажите, сколько времени вы знали друг друга и как часто взаимодействовали;
    • Объективность. Не пишите рекомендательное письмо, если считаете, что сотрудник работал недостаточно хорошо. Обман испортит репутацию и работнику, и вам, и вашей компании;
    • Информативность. Пишите только то, что фактически происходило. Не используйте пустые фразы как "честный" или “продуктивный”. Если сотрудник на конкретных примерах не подтвердил эти качества, просто опустите их. От абстракций письмо не выиграет.

    Ошибки при составлении рекомендательного письма

    • Слишком мало или слишком много. Оптимальная длина письма — лист А4. Даже если все достоинства кандидата не умещаются на одной страницу. Компания, которая ежедневно получает несколько резюме и рекомендательных писем, не будет тратить больше положенного времени. Если информации слишком мало, не пишите рекомендацию вовсе. Скорее всего, там не будет ничего, что поможет новой компании принять решение о найме;
    • Сведения личного характера. Не указывайте то, что не имеет отношения к должности и отношениям внутри коллектива. Хобби, личные качества, которые не используются при работе, или информацию о достижениях в сфере, далекой от деятельности компании;
    • Неуверенность. Не пишите о кандидате, если вы знаете его плохо или если сомневаетесь в его профессионализме. Скорее всего, вам позвонят из новой компании и попросят подтвердить написанное. Вы не сможете дать ответ, который удовлетворит отдел кадров. Но даже если сможете, то рано или поздно окажется, что соискатель не соответствует тому, что вы о нем написали;
    • Негативная причина увольнения. Уместная причина увольнения — нейтральная (переезжает в другой город) или позитивная (в поисках карьерного роста). Если вам кажется, что причина ухода с работы скорее негативная, лучше о ней не писать. Иначе вы выставите кандидата в плохом свете;
    • Несвоевременная отправка. Совет для соискателя: не отправляйте рекомендательное письмо вместе с резюме. На этом этапе вы еще не прошли ни одну ступень отбора. Если на должность подают 50 человек, HR-менеджер не будет проверять лишние бумаги. Но даже если будет, то по поводу вас возникнут подозрения. Будто вашего резюме и квалификации недостаточно, и вы ищите внешнюю поддержку. Лучше всего принести рекомендацию на собеседование или отправить по почте хотя бы после первого этапа отбора. Но если вы все же хотите сразу показать, что рекомендательное письмо у вас есть, сделайте пометку в резюме. Напишите, что готовы предоставить рекомендацию по запросу.
    Не пишите о кандидате, если вы знаете его плохо или если сомневаетесь в его профессионализме

    Как оформить рекомендательное письмо в зарубежную компанию

    Иностранные компании и зарубежные вузы часто просят отправить reference letter или letter of recommendation. Между ними есть небольшие отличия.

    • Letter of recommendation. Отправляется в конкретное место трудоустройства или поступления. Рекомендатель пишет его, заранее зная, в какую компанию направит. Например, вы просите начальника составить рекомендацию в Google. Тогда у всех реквизитов будет конкретный получатель — физическое лицо или сама компания. Характеристики составляются в соответствии с требованиями или ожиданиями получателя. Посредничество соискателя здесь не нужно — начальник пишет и отправляет по адресу сам.
    • Reference letter. Здесь нет конкретного получателя. Если вы уходите со старого места работы, но еще не определились с новым, то просите reference letter. Это более универсальная бумага — она будет актуальна одновременно для Google, Zara, Nestle или даже для детского магазина «Ромашка». Часто такие письма составляются с обращением "to whom it may concern". Начальник пишет письмо и отдает работнику. Оно будет храниться у соискателя до нужного момента.

    Эти форматы похожи на обычное рекомендательное письмо, которое мы учились писать в предыдущих разделах. Эти форматы похожи на обычное рекомендательное письмо, которое мы учились писать в предыдущих разделах, поэтому все основные принципы остаются в силе.

    Рекомендательное письмо на английском языке

    Теперь об особенностях англоязычных рекомендаций. Как и в России, строгих требований к формату нет. Но вам самим будет проще, если вы будете придерживаться структуры — так письмо будет выглядеть аккуратным и вы точно ничего не забудете.

    • Шапка бумаги. Здесь обычно указывают letter of recommendation, даже если фактически письмо относится к reference letter.
    • Последовательность реквизитов. Имя руководителя, должность, название компании, улиц и номер дома, город и почтовый индекс, страна. Располагаются в верхнем левом углу.
    • Mr Morozov
    • Director of marketing department
    • Advertising agency "Engagement"
    • 1, Lermontova St
    • Saint-Petersburg 190000
    • Russia
    • Дата. Находится под реквизитами. Нужно отступить три строки. Пример написания: June 18th, 2021.
    • Обращение к работодателю. Подойдет для letter of recommendation. Начинайте с "Dear…". Далее выберите сокращение — Dr., Mr, Mrs и Ms. После вставьте имя получателя: “Dear Mr Brown”. Если имя неизвестно, обратитесь неопределенно: “Dear Sir/Madam”. Если же вы обращаетесь в компании в целом, уместным будет “Dear Sirs”.
    • Цель письма. Укажите ее в первом предложении первого абзаца: "I am writing in enthusiastic support of...", “I am pleased to recommend...”, “I am delighted to be called upon as a reference for…”. Не используйте сокращенные глаголы.
    • Основная часть. Используйте универсальные правила для рекомендательных писем выше. В качестве шаблонов можете использовать фразы: "over the … years, I have had been watching", “among his accomplishments are...”, “she has the capacity to work...”. Не забывайте подтверждать примеры конкретными фактами: “over the last 6 years Catherine increased our sales by 30%...”.
    • Заключение. Подведите итог — напишите, на какую должность рекомендуете: "I recommend … as a promising candidate for ....".
    • Подпись. Последняя строчка — для вежливой фразы: "Yours faithfully...".
    Пример рекомендательного письма на английском языке

    Прочие документы для трудоустройства

    Резюме

    Строгая и краткая форма, чтобы описать ваш опыт, навыки и образование. Хорошо написанное резюме позволяет работодателю быстро узнать самую важную информацию о вас.

    Подробнее

    Сопроводительное письмо

    В отличие от резюме, это менее формальный способ рассказать о себе и своих профессиональных навыках. В этом документе можно написать то, что было не совсем уместно в резюме — обычно указывают, почему выбрали именно эту компанию и должность. В сопроводительном письме можно подробнее раскрыть профессиональный опыт и указать желаемый уровень зарплаты. Универсального формата сопроводительного письма нет — пишите вежливо, по делу и не забудьте указать свои контакты.