Легализация документов об образовании

Когда требуется легализация

Как правило, легализация нужна в случае, если необходимо использовать документ на территории другой страны. При этом помимо диплома / аттестата, в число документов, требующих легализации, входят:

• свидетельство о браке / разводе;
• свидетельство о рождении;
• судебные документы;
• справка об отсутствии судимостей;
• доверенность;
• переводы, сделанные присяжными переводчиками;
• иные бланки, справки, свидетельства.

Вид легализации зависит от участия страны в Гаагской конвенции: страны-участницы принимают апостилирование, остальные требуют консульскую легализацию.

В каких случаях легализация не требуется

Легализация документа об образовании не требуется в случаях:

• Наличия двусторонних и многосторонних договоров, отменяющих легализацию. У РФ соглашения заключены с 45 государствами (большинство стран СНГ, Китай, Чехия, Финляндия, Кипр и др.).
• Отсутствия соответствующего требования в отдельных образовательных учреждениях (легализация все равно может понадобиться на следующих этапах обучения или в других вузах).

Стоит отметить, что соглашения могут действовать как в отношении всех документов, так и в отношение определенных видов справок или свидетельств.

Типы легализации документов

Существует два типа легализации документов:

• Консульская легализация — сложная двусторонняя процедура, предполагающая удостоверение документа государственными органами разного уровня. Как правило, это нотариус, МИД страны, которая выпустила документ, и консульство в планируемой стране обучения.
• Апостилирование — упрощенная процедура легализации, принятая в странах-участниках Гаагской конвенции 1961 года (всего 118 государств). Предусматривает проставление специального знака / штампа — апостиля — на оригиналах или копиях документов. Госпошлина за апостилирование в России — 2 500 RUB.

Основным отличием двух типов является то, что консульская легализация действует только в той стране, чье консульство легализовало документ (например, диплом российского вуза, легализованный консульством РФ в Канаде, действителен только в Канаде), в то время как апостиль, проставленный в России, признается всеми государствами, которые ратифицировали Конвенцию.

Другое отличие — в сроках. Ввиду сложности процедуры, консульская легализация занимает больше времени, чем апостилирование.

Необходимость и требуемый тип легализации следует уточнять в каждом конкретном случае. Некоторые страны даже при наличии специальных договоров требуют документ с апостилем (например, Греция). При этом другие, не участвуя в Гаагской конвенции, могут признавать апостилирование (например, Канада).

Кто занимается легализацией документов об образовании?

Легализация всегда проводится на территории страны, в которой был выдан документ, с помощью компетентных органов. Так, для осуществления консульской легализации российского аттестата / диплома необходимо обратиться в Консульский департамент МИД РФ, а затем в консульство той страны, куда поступает абитуриент. Проставление апостиля возможно в региональных подразделениях Рособрнадзора России (на оригиналах документов) или в территориальных управлениях Минюста (на копиях документов)^[1].

Что такое апостиль

Апостиль — специальный знак который проставляется на оригиналах или копиях документов и означает законность их использования в других странах.

Согласно Гаагской конвенции, апостиль должен иметь прямоугольную или квадратную форму со стороной не менее 9 сантиметров и содержать ряд сведений по образцу. Заголовок всегда указывается на французском языке: Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961), остальная часть может быть дана на французском / английском и / или национальном языке.

Способ проставления зависит от страны: штамп, клей, печать, стикеры. Апостиль может располагаться на самом документе или прикрепляться в виде приложения. В России апостиль имеет форму штампа непосредственно на документе.

Как проставить апостиль на документах

В первую очередь, стоит помнить, что апостиль можно проставить только в той стране, где был получен документ. Консульства или посольства других стран для этих целей не подходят. Апостилированием занимаются специальные инстанции, которые определяются типом документа. Так, апостилировать документы могут:

• Министерство Юстиции;
• МВД;
• ЗАГС;
• Департамент образования;
• другие уполномоченные органы.

Условия проставления апостиля:

• страна выдачи (где был выпущен документ) и страна назначения (где будет использоваться документ) ратифицировали Гаагскую конвенцию;
• документ оформлен по государственному образцу;
• документ имеет хорошо различимые печать и подпись;
• на документе отсутствует ламинирование.

Следует уточнять необходимость апостилирования в каждом конкретном случае. Так, есть документы, которые в принципе не требуют легализации во многих странах, например, загранпаспорт.

Что такое консульская легализация

Консульская легализация представляет собой более сложную процедуру, которая поэтапно проводится на территории двух государств. Этот тип легализации актуален для тех стран, которые не ратифицировали Гаагскую конвенцию.

Как и в случае с апостилем, в процедуре могут участвовать только документы, оформленные согласно государственному образцу и имеющие различимые печать и подпись. Итогом консульской легализации является документ, который может быть использован только в той стране, чье консульство заверит его на последнем этапе.

Как пройти процедуру консульской легализации

Чтобы пройти консульскую легализацию, необходимо:

• перевести документ на язык страны, где планируется его использование (при необходимости);
• если перевод не требуется, нужно заверить перевод или документ у нотариуса;
• пройти удостоверение подписи нотариуса в Министерстве юстиции;
• легализовать документ в МИДе;
• заверить документ в консульстве или посольстве страны назначения.

Стоит проверять наличие дополнительных требований в зависимости от страны. Вся процедура консульской легализации занимает примерно 2-3 месяца.

Особенности легализации и признания диплома при поступлении

Сложность легализации и признания состоит в том, что в некоторых случаях нужно пройти через обе процедуры. В некоторых — только через первую. В других — только через вторую. Однако есть ещё одна процедура — перевод документа на язык страны обучения, который также имеет свои нюансы в каждой стране. Например, в Чехии принимают только переводы, сделанные их нотариальными или консульскими переводчиками.

Ниже приводим сводную таблицу по процедурам в порядке их прохождения.

Типы переводов документов

После легализации диплом или аттестат необходимо перевести на язык страны обучения

• Консульский — осуществляется судебными переводчиками или переводчиками при консульстве в стране обучения. Это самый затратный, но самый надежный способ качественно перевести свои документы.
• Нотариальный — выполняется в России с помощью нотариальной конторы. Несмотря на заверение нотариуса, такие переводы зачастую требуют дополнительной проверки написания предметов и правильной транслитерации имени студента.
• Профессиональный — перевод документов в России в профессиональном бюро переводов с печатью агентства и подписью переводчика. Подобные переводы требуют тщательной проверки студентом из-за большого числа недобросовестных переводческих бюро.