Тайм-менеджмент: как все успеть

Часто тайм-менеджмент определяют как технику управления временем. Хотя на самом деле она больше про управление жизнью. Смотрите. Мы говорим, что время «бежит», «летит», «несется», а у кого-то наоборот «стоит». Но действительно ли оно двигается, или это все лишь наше восприятие? В реальности вы не можете контролировать время, но вы можете контролировать себя. Поэтому правильное определение time management — организация и структурирование своей жизни.

Принципы тайм-менеджмента

Чтобы добиться этого, следуйте пяти основным принципам:

• Правильная цель. Устанавливайте такие цели, которых вы сможете достичь. Они должны быть конкретными, измеримыми, уместными и ограниченными по времени. Это называется SMART метод: Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Timely.
• Приоритеты. Расставляйте задачи в порядке их значимости для вас. Чтобы распределить их по степени важности, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Красный квадрат — то, что нужно обязательно сделать; оранжевый — решить, если будет время; зеленый — делегировать выполнение кому-то другому; синий — забить и забыть.
• Временные рамки. Определите, сколько времени у вас уйдет на решение конкретной задачи. Его можно выставлять в формате «приблизительно полчаса» или «до / после обеда». Еще есть вариант «от и до». Например, 12.00-12.30. Но он для очень дисциплинированных и требовательных к себе людей.
• Перерывы. Основа эффективной работы — отдых. Звучит противоречиво, но это правда. Только он должен быть правильным и рассчитанным по времени. Мозг устает заниматься одним и тем же без перерыва: рутина его утомляет. Поэтому лучше всего переключаться между делами и делать небольшие паузы. Попробуйте технику Помидора. Ее суть в том, что работа разделена на временные отрезки: вы что-то делаете 25 минут, потом 5 минут отдыхаете, и так по кругу.
• Самоорганизация и планирование. Вы можете продумать свой день в голове, и все забыть, или же записать основные задачи. Желательно так, чтобы они всегда были у вас перед глазами. Еще лучше, если вы сделаете это с вечера. Планируйте задачи не только на день, но на месяц и на полгода вперед. Поставьте глобальную цель и двигайтесь к ней небольшими шагами каждый день. Допустим, вам нужно через три месяца сдать курсовую. Разбейте работу на кусочки: по главе в месяц. А потом поделите на еще более мелкие задачи: по две страницы в день. Такое структурирование работы помогает делать ее постепенно и эффективно. Нет ощущения, что вас прижали к стенке и мир вот-вот рухнет.

Что дает тайм-менеджмент?

Правильный time management:

• Повышает продуктивность и эффективность работы;
• Снижает уровень стресса в жизни;
• Помогает достигнуть поставленных целей;
• Освобождает время на отдых.

Проблемы тайм-менеджмента

Что может помешать тайм-менеджменту?

• Отсутствие мотивации. Зачем выполнять задачу, если она не интересна или вы не видите в ней смысла? Проблемы с мотивацией — частая причина неудачного time management. Бывает, что даже занесенное в планы дело не выполняется, потому что человек откладывает его до последнего.
• Многозадачность. Среди нас мало Цезарей, способных эффективно решать сразу несколько дел. Да и вспомните, как он закончил. Оно вам надо? Если серьезно, то выполнение многих задач за раз снижает фокус. Есть риск сделать их плохо или не сделать вообще. Концентрируйтесь на чем-то одном.
• Слишком высокие требования. Не загоняйте себя в жесткие рамки. Если знаете, что ограничение по времени не мотивирует, а только давит и добавляет в вашу жизнь стресса — откажитесь от этого метода. Тайм-менеджмент не должен восприниматься как наказание, иначе будет вызывать только неприязнь.
• Не тот метод. В продолжение предыдущего пункта: выбирайте ту технику тайм-менеджмента, которая подходит именно вам. Нет универсальных правил для всех. Кому-то нравится метод «Помидора», а другие предпочитают «90 на 30» (полтора часа работы + полчаса перерыв). Есть еще принцип девяти дел, GTD (Getting Things Done), японский канбан и прочее. Вариантов масса. Или можете вообще забыть о существующих техниках и отталкиваться от собственных ощущений. Только вам решать, как распоряжаться вашим временем.

Методы тайм-менеджмента

Про тайм-менеджмент прочитали, что делать теперь? Ответ — искать свою методику. В интернете их безумное количество, но подробно мы поговорим только о трех. На наш взгляд, они самые эффективные, хотя тут многое зависит от самого человека.

Метод 90 на 30

Суть техники в том, что вы работаете циклами по полтора часа с перерывом на 30 минут. Начинать день нужно с самой важной задачи: в первые 90 минут фокусируйтесь только на ней. Потом отдохните полчаса, обязательно со сменой деятельности. Перекусите, сходите на пробежку, погуляйте — в общем, разнообразьте рутину. После возвращайтесь к работе на следующие 90 минут, и так в течение всего дня. Залог успеха этой техники — развитие привычки. Если по вашим меркам 90 минут — слишком долго для беспрерывной работы, попробуйте альтернативный вариант — «52 на 17». Или вообще вернитесь к «помидорам»: 25 минут труда и 5 минут отдыха.

Правило 9 дел

Все просто. Вы должны планировать не больше девяти дел в день. Причем их также следует разбить по приоритетам: 1 важное, 3 средних и 5 мелких. Главное — выполнить их все, даже бытовые мелочи. Если вам ближе принцип «сначала серьезное — потом все остальное», то начинайте с важного дела №1. А вот людям, которым нужно «разогнаться», стоит выполнить утром мелкие задачи. Особенно если среди них есть гадкая «лягушка», чтобы выкинуть ее в первую очередь.

Канбан

Система, которая применялась на производстве «Тойота» в Японии. Ей можно пользоваться как лично, так и вместе с коллегами. Если вкратце, то вы делите все свои задачи на: запланированное, в процессе и завершенное. Плюс техники в том, что все наглядно. В идеале вообще повесить большую доску, куда вы будете добавлять стикеры-задачи. Или воспользуйтесь виртуальными досками-планирования. Например, на сайте Trello. Там можно объединять задачи по темам, переносить их, создавать группы с другими людьми. В общем, неплохая штука для тайм-менеджмента дома или на работе.